فاتورة خدمات ترجمة

تطلب بعض الشركات من المترجم فاتورة بالخدمات الترجمية التي قدمها، ورغم ما يبدو عليه هذا الأمر من سهولة، إلا أن بعض الزملاء قد لا يدركون المضمون اللازم لمثل هذه الفاتورة، أو ينسون بندا هاما من بنودها أو أكثر. وعندما نقول "هاما"، فإن الأمر قد يرتبط بمتطلبات النظام المحاسبي القائم لدى العميل، وهو أحد الأمور التي يعد احترامها -كاحترام غيرها من الأمور الهامة- أساسا في التعامل المهني بين المترجم والعميل. ولمثل هذا آثاره كما نعلم.

وفيما يلي نموذج مبدئي للفاتورة التي يمكن تقديمها لعميل:

Translation Service Invoice

-------------
Client:
اسم شركة العميل

Invoice:
رقم الفاتورة
Translator:
اسم المترجم
Project Name:
اسم المشروع
Job No.:
رقم المشروع
Start Date:
تاريخ تسلم العمل
Due Date:
تاريخ تسليم العمل
Translation From:
نوع المشروع ولغته
Units:
طريقة الحساب بالكلمات أم الساعات، إلخ
Quantity:
عدد الوحدات من كلمات أو ساعات، إلخ
Rate:
سعر الوحدة
Total Amount:
الإجمالي
Completed Project Delivered To:
اسم مدير المشروع في شركة العميل
Email:
البريد الإلكتروني لمدير المشروع

Breakdown:
تفصيل العمل

Date:
تاريخ يوم إرسال الفاتورة للعميل

وفيما يلي بعض الملاحظات:

رقم الفاتورة: أحد البيانات التي يتجاهلها الكثير من الزملاء، وربما يجدون أنفسهم محتارين في كتابة رقم تسلسلي مقبول. فالطريقة الأسهل هي كتابة حرفين مثلا من اسم شركة العميل ويليهما رقم متسلسل حسب كل مشروع. فإذا افترضنا أن اسم شركة العميل TransCo، فيمكننا إذن جعل الرقم كالآتي: TC1، TC2، وهكذا حسب تسلسل المشاريع التي تعاملنا فيها مع هذا العميل.

اسم المشروع: ونأخذه من الرسالة التي جاء فيها عرض العمل، بالإضافة إلى اسم الملف المطلوب ترجمته، فلو اختلفا، يدرج أحدها ويليه الآخر بين قوسين.

وملاحظة هامة في مسألة اسم المشروع، يتجاهلها الكثير من الزملاء العاملين في الترجمة خلال الإنترنت هي تغيير اسم رسالة البريد الإلكتروني (خانة الموضوع) عند تسليم المشروع أو غير ذلك، وهذا غير صحيح، ويمثل مشكلة لدى العميل عند البحث فيما بعد لأي غرض من الأغراض. والصحيح هو الرد على الرسالة التي يرسلها العميل حول مشروع معين، دون تغيير أي من بياناتها "نهائيا"، إلى أن ينتهي كل ما يتعلق بهذا المشروع. كذلك لا نغير اسم الملف الذي استلمناه من العميل نهائيا.

رقم المشروع: إن العميل الذي يطلب فاتورة عادة يكون لديه نظام ترقيم المشروعات، وبالتالي فهذا الرقم يرِد في رسالة العميل، وليس فيه مجال للتغيير، فإن لم يرد، تترك هذه الخانة.

نوع المشروع ولغته: قد تُغيّر هذه الخانة في النموذج أعلاه حسب نوع المشروع: Translation, Editing, Proofreading, Post-Proofreading, etc. ونلاحظ في ذلك استخدام نفس التسمية التي يستخدمها العميل، فمن الواضح أن بعض هذه المسميات وغيرها تترادف أو تختلف من عميل إلى آخر، فالأولى استخدام ما ورد في رسالة العميل عند عرض المشروع على المترجم؛ منعا للخلط.

تفصيل العمل: وغالبا يكون في المشاريع التي تستخدم فيها ذاكرات ترجمة وترد فيها سعر الوحدات الترجمية التي لها مطابق في الذاكرة، وتلك التي تتكرر ذاتها، وتلك التي يوجد لها مشابه (لا يصل إلى حد التطابق). ومن الجدير بالذكر أن لهذه أيضا عدد من المترادفات، ولابد من استخدام المصطلحات التي يطلقها العميل عليها؛ منعا للخلط.

التاريخ آخر الفاتورة: هو تاريخ إرسال الفاتورة للعميل، والمنطقي أن يختلف عن تاريخ تسليم العمل. وبعض الزملاء يتجاهلون أو ينسون هذا التاريخ. وهو أحد البيانات الأساسية.

ومن الواضح إذن أن النموذج الوارد أعلاه يتضمن البيانات الأساسية التي لا يمكن تجاهلها، لكن بالطبع قد نزيد عليها بيانات أخرى، مثل البيانات المصرفية للمترجم، أو غير ذلك من الملاحظات حسب الظروف.